Collaboration

/Collaboration

Unified Communication & Collaboration (UCC)

Endlich hat einen Namen, was wir schon seit einigen Jahren praktizieren und unseren Kunden als Dienstleistung verbunden mit der richtigen Hard- und Software verkaufen. Ich erinnere mich an david® von Tobit.Software, seinerzeit das Maß aller Dinge für Information, Kommunikation und Organisation in Unternehmen. Heute und in den nächsten Monaten bekommt die Reise nochmal einen entscheidenden Schub, denn jetzt, wo ISDN langsam beerdigt und die klassische Telefonie auch ein IP-Dienst wird, rutscht alles noch mal enger zusammen. Im Anschluss braucht keiner mehr ein proprietäres Produkt wie david® von Tobit.Software, dass wir genau deswegen schlecht verkauft haben, denn dann kommunizieren alle Systeme miteinander, weil alle Systeme die gleiche Sprache sprechen. Dann erst ist Unified Communication wirklich eine vereinheitlichte Kommunikation. Zusammen mit Daten-Clouds, mit Social-CRMs, mit Wikis und der Möglichkeit zusammen zur gleichen Zeit am gleichen Projekt zu arbeiten, egal wo auf der Welt man sich befindet, entsteht dieses UCC, ausformuliert „Unified Communication & Collaboration“.

Ziel von UCC ist es die Koordination, Erreichbarkeit und den Informationsfluss von vorrangig räumlich getrennten Personen und/oder Teams soweit wie möglich zu verbessern. Technisch sind wir vollkommen darauf vorbereitet, aber kulturell hinken wir einige Jahre hinterher. Die sehr jungen Teammitglieder werden schneller mit dieser technischen Herausforderung fertig, sie haben schon einige Jahre damit gelebt. Ich werde daher niemanden mit fertigen technischen Lösungen langweilen, sondern mit Entwicklungen, Trends, Forschungen, Lösungsansätzen, Best Practices und dem einen oder anderen Projekt bei team@work, egal, ob es vollends erfolgreich war oder leicht daneben ging. Wir müssen uns dem Thema „Unified Communication & Collaboration“ öffnen, und gut, dass wir bei team@work ein paar Monate oder auch Jahre Vorlauf haben.

By | 8. Dezember 2014|Collaboration|

Das Vertrauen in die Cloud wächst

In vielen Unternehmen werden Cloud Services diskutiert. Mitarbeiter sind aus dem privaten Umfeld sehr cloud-affin, manchmal ohne es zu wissen. Sie haben ihre E-Mails im Internet liegen und synchronisieren mehrere Geräte damit, sie teilen sich Fotos und andere Dokumente mit anderen Familienmitgliedern und mit Freunden und sie skypen mit weit weg wohnenden Verwandten. All das muss auch in Unternehmen Einzug halten. Darauf warten wir seit einigen Jahren, denn wie viel reisen wir unsinnig herum oder jagen Daten hinterher. (mehr …)

By | 1. Dezember 2014|Collaboration, Software|

Die E-Mail – Das unverzichtbare Hilfsmittel

Laut einer repräsentativen BITKOM-Umfrage nutzen 78 % der Deutschen die E-Mail zur Kommunikation. Deutschland liegt damit auf Platz 7 der EU, Spitzenreiter sind die Niederlande mit 90 %. In den letzten 10 Jahren hatte die E-Mail, hier ist die Zahl der E-Mail-Konten gemeint, einen starken Anstieg zu verzeichnen. Inzwischen flacht dieser Anstieg jedoch ab. Die Kommunikation verlagert sich auf andere Medien. So wird heute viel in sozialen Netzwerken und über Messenger-Apps kommuniziert. Die Sortierung, das Auffinden und die grundsätzliche Erstellung von Nachrichten ist in vielen anderen Systemen besser gelöst. Allein der Wissenstransfer per E-Mail ist eine Katastrophe.

Was sich im privaten Umfeld deutlich zeigt, der Wechsel von der Kommunikation per E-Mail hin zur Kommunikation mit modernen Social Media Tools, wird langfristig auch der Trend in Unternehmen werden. Die verlorene Arbeitszeit durch Verzettelung in der E-Mail wird über kurz oder lang von jedem Unternehmen in verlorenen Umsatz oder unnötigen Kosten beziffert. Dann bekommen Social Business Tools ein Budget für Pilotprojekte oder konkrete Realisierungen.
Das Schlagwort ist dann Collaboration, gerne wird auch von Social Collaboration gesprochen, ich nenne es Social Business. Denn darum geht: Fast alle Geschäftsprozesse in den Unternehmen können durch Zusammenarbeit, die einfach passiert und nicht durch E-Mails, Telefonate und Meetings erzeugt werden muss, effizienter gestaltet werden. Oft wird von einer Revolution gesprochen, aber das ist zu hoch gegriffen. Der Mensch möchte hoch produktiv sein, es stehen Arbeitsmittel bereit, es muss nur zugelassen werden. Das ist keine Revolution, weil diese schon mit der Erfindung, konkret mit der Verbreitung von Social Media passierte, das ist eine klassische Weiterentwicklung des Menschen.

By | 6. Oktober 2014|Collaboration|

Collaboration, E-Collaboration oder Social Collaboration – Wir könnten eigentlich loslegen

In den Unternehmen wird Collaboration in erster Linie als Investition gesehen und damit von den Entscheidern als reine Kosten. Die Effizienz, die in diesem Prozess steckt, wird bisher komplett ignoriert. Der Mitarbeiter kämpft dagegen an sein Wissen zu teilen in der Befürchtung, dass seien Kollegen, die bei Kündigungen seine Konkurrenz sind, irgendwann mehr wissen als sie selbst. Lieber nehmen Sie ihr Know-how mit in den Ruhestand. Dabei kann Collaboration-Software die Produktiovität eines Unternehmens steigern und das bedeutet oft auch, dass der Gewinn steigt. Jetzt mal völlig davon abgesehen, dass die Vermeidung vieler sinnloser E-Mails allein schon Zeit spart, also Geld spart und damit die Effizienz steigert. (mehr …)

By | 18. September 2014|Collaboration|

chayns von Tobit – Die erste eigene App

Auf der CeBIT 2013 konnten die Besucher am Tobit-Stand das neue Produkt chayns von Tobit Software bestaunen. Mit chayns ist es möglich eine App für Android, iOS, Blackberry und Windows sehr schnell zu entwickeln. Neben einigen statischen Seiten verbindet sich die App mit der Facebook-Unternehmensseite und präsentiert die Inhalte dieser Seite in der App. Und nicht nur das: Immer, wenn auf der Facebook-Seite etwas gepostet wird, meldet die App das auf den Smartphones. Natürlich braucht man eine Lizenz für 390,- EUR netto, und man muss eine monatliche Servicegebühr iHv. ca. 10 ,- EUR einkalkulieren. Letzteres braucht Tobit zur ständigen Weiterentwicklung der Apps.

Los geht’s:

1. Die Installation wird gestartet auf chayns.tobit.net. Im oberen Menü findet man den Punkt „chayns – Los geht’s“.

2. chayns wird als Anwendung in Facebook installiert und später der Facebook-Seite zugewiesen. Dazu sind Genehmigungen für die betreuten Seiten notwendig. Nach Erteilung der Genehmigung für das eigene Profil wird eine Facebook-Seite ausgewählt und darauf chayns installiert.

3. Ab sofort findet man auf der Facebook-Seite einen Willkommen-Button. Als erstes wird hier die chayns-Lizenznummer eingeben.

4. Nun können das Erscheinungsbild und die Inhalte der App eingestellt und hinterlegt werden. Die Willkommensseite auf der Facebook-Seite ist auch die Startseite der App.

5. Jetzt braucht die App noch eine echte URL. Man kann eine Subdomain von chayns.net benutzen, oder man richtet eine eigenen Domain oder Subdomain als A-Record ein. Damit steht künftig eine mobile Website zur Verfügung, die ebenso aus den Facebook-Neuigkeiten gespeist wird, nur eben ohne Interaktion auf dem Smartphone. Für diese Variante entfällt die monatliche Gebühr. Wer also ohne wirkliche App auskommen will, der kann dieses Geld sparen.

6. Die App bekommt noch einen Namen, dann wird bestellt. Jetzt installiert chayns die Apps und stellt sie in die entsprechenden Stores.

Fazit: Die Einrichtung ging so schnell und war so einfach, dass das im Prinzip jeder kann. OK, richtig schön und umfangreich wird es ggf. nur mit etwas professioneller Hilfe, aber man kann es ganz alleine machen.

By | 19. März 2013|Collaboration, Software|

Die Business Cloud von nomadesk & SOLIDAS Media

Auf der Suche nach einer Business Cloud-Lösung für die Unternehmensdaten sind wir auf nomadesk gestoßen. Die technischen Details und die Vorteile dieser Lösung wollen wir kurz antriggern. Wir arbeiten hier mit SOLIDAS Media zusammen, die eben nicht das Produkt resellern, sondern einen umfangreichen Service und eine ausführliche Dokumentation dazu anbieten.

Nachdem uns ein Benutzeraccount eingerichtet wurde, hatten wir sofort Zugriff auf eine Website für unsere persönlichen Einstellungen. Dort legten wir einen Ordner (vom Anbieter „Vault“ genannt) an. Auf der Website haben wir für dieses Vault die Möglichkeit Dateien hochzuladen, darin zu verwalten, herunterzuladen, öffnen/speichern, also was man so kennt und braucht So hatten wir in wenigen Sekunden einen Speicherplatz zur Verfügung, den wir als Austausch-Ordner mit den Kollegen, als mobilen Zugriff für unterwegs oder als Online-Backup-Speicher nutzen können.

Auf dem lokalen Rechner (Mac und Windows) installieren wir einen nomadesk-Client, ähnlich dem Dropbox Client. Nach Installation des Client konnten wir unsere Vault(s) als Laufwerke verbinden. Unter MacOS sind das Volumens, wie man das von Dropbox kennt, unter Windows sind es Laufwerke mit Buchstaben. Jedes Vault ist ein Laufwerk, nicht wie unter Dropbox ein Laufwerk mit den Ordnern darunter. Ist das Volume/Laufwerk eingerichtet, verschiebt man seine lokalen Daten in das Volume/Laufwerk. Der nomadeks-Client synchronisiert diese Dateien in die Cloud in das entsprechende Vault.

Für die mobilen Geräte gibt es eine nomadask-App. Darin sieht man seine Vaults, kann Dateien herunter- und hochladen, auch alles wie in Dropbox. Was recht schick ist: Wir können der nomadesk-App lokalen Speicher zuweisen, sagen wir 1GB, dann wird immer, wenn wir eine Datei laden, diese auf dem Gerät gespeichert, und dort belassen. Dann muss man sie das nächste Mal nicht wieder laden, sondern man hat sie dabei. Wenn mehr als 1GB auf dem mobilen Gerät geladen/gespeichert sind, dann wird die älteste Datei gelöscht, und damit Platz gemacht. So haben wir immer nur die aktuellste Daten dabei, aber wir kommen an alle Daten ran.

Wir können zu jeder Vault, zu jedem Ordner und zu jeder Datei andere Kollegen, Partner und/oder Kunden per E-Mail einladen. Wir können einstellen, ob sie nur lesen dürfen, oder lesen/schreiben, oder auch löschen, was auch immer. Und wir können einstellen, dass z.B. jemand einen Ordner oder eine Datei genau ein Mal sehen kann, um sie sich herunterzuladen, danach ist der Zugriff abgelaufen. Die Anzahl der Zugriffe oder die Laufzeit der Freigabe kann man steuern. So lassen sich schnell Arbeitsbereiche schaffen, in denen wir mit unseren Kunden und Partnern Dateien austauschen oder zusammen bearbeiten können.

Jede Änderung an einer Datei wird gespeichert, so können wir auf Versionen von vorher zurückgreifen. Alles Gelöschte bleibt 14 Tage im Papierkorb in der Cloud, kann also auch wieder hergestellt werden.

Der Webspeicher ist unbegrenzt, jeder Benutzer kann also in der Cloud seine beruflichen und privaten Daten ablegen. Man kann aber auch Sparfuchs sein, und das meine ich nicht negativ, und nur einen Account haben. Dann bekommen alle Benutzer die gleichen Zugangsdaten, alle sehen die gleichen Ordner, und man bewegt in der Cloud eben nur die Daten, auf die alle zugreifen müssen oder dürfen, und interne Daten lässt man weiter auf einem Server im Office liegen.

Die Vaults in der Cloud können wir auf einem Server im Büro ebenso verbinden, und auf den Laufwerksbuchstaben richten wir dann Freigaben ein. Diese Freigaben benutzen die Mitarbeiter im Büro. So haben auch interne Mitarbeiter einen einfachen Zugriff auf die Cloud-Daten.

Das Produkt kostet knapp 10,- EUR netto im Monat und 99,- EUR netto im Jahr. Wer alles in einer gemeinsamen Struktur abwickeln kann, der ist wirklich mit schlanken 99,- EUR netto pro Jahr dabei. Aber auch der Ansatz, jedem mobilen Mitarbeiter eine eigene Cloud zu übergeben, rechnet sich schnelle: Wenn das ewige Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail unter den Kollegen oder von unseren dienstlichen Konten auf die privaten Konten aufhört, oder das Abstimmen eines Textes per E-Mail-Anlage, dann spart man schnell Zeit ein, die die Kosten weit überschritten hatten.

Die Inbetriebnahme läuft so: Im Büro installiert man auf dem Fileserver das Laufwerk aus der Cloud, verschiebt alle Daten darein, wartet bis es in die Cloud synchronisiert ist, und dann startet man den Abgleich mit eigenen Rechner. Auf dem Rechner wird eine Image-Datei angelegt, diese ist 256bit verschlüsselt und der Übertragungsweg zur Cloud ebenso. Der Ablage-Ort der Image-Datei auf dem lokalen Rechner kann frei gewählt werden. Klaut jemand einen unserer Laptops, baut die Festplatte aus und schließt diese an einen anderen Rechner an, kann er nicht auf diese Daten zugreifen. Im Büro selber bleibt alles wie es ist: Der Client auf dem Filserver bleibt dauerhaft in Betrieb und synchronisert die Daten nach innen. Auf diesem Laufwerk wird eine Freigabe angelegt, so dass die internen Mitarbeiter ebenso Zugriff auf die Daten haben, ohne diese aus der Cloud zu syncen.

Absoluter Vorteil: Wenn wir Daten brauchen, dann bauen wir kein VPN in die Firma auf und ärgern uns über die Langsamkeit der DSL-Leitung der Firma, nein, wir laden alles schön aus dem schnellen Internet auf unsere Rechner und haben auch offline alles Wichtige dabei.
Wer jetzt Lust hat die Business Cloud zu testen, der bestellt sich einen 14 Tage Test, legt sich eine Vault an, verschiebt die Daten dorthin, die er vorher mit Dropbox verfügbar gehalten hat und testet in aller Ruhe. Wem 14 Tage zu wenig sind, der verlängert Monat für Monat, bis er sich sicher ist.

Informationen zur Business Cloud

Support zur Business Cloud

By | 11. März 2013|Collaboration, Software|

Microsoft Office 365 – Die Cloud-Lösung für Selbständige und kleine Unternehmen

Office 365 gibt es in zwei Paketen: Für Selbständige und kleine Unternehmen mit bis zu 50 lizenzierten Benutzern und für mittelständische und große Unternehmen. Die genauen Unterschiede sind HIER aufgelistet. Office 365 stellt unter anderem Cloud-Funktionen zur Verfügung, darunter das Auslagern der E-Mails in die Cloud sowie Funktionen rund um cloudbasierte Zusammenarbeit und Webkonferenzen. Das Lizenzierungsmodell ist ein ganz einfaches Mietmodell, bei dem in monatlichen Raten je Benutzer bezahlt werden muss. Neben diesen Cloud-Diensten erwirbt man ebenso das Recht Office 2010 auf Windows- und MacOS-Computer zu installieren und zu benutzen.

Alles kann in Ruhe getestet werden, denn es gibt für jeden Plan eine 30-Tage-Testversion. Aber eines gilt es zu beachten: Wer ein Upgrade seiner Office-Version auf Office 2010 durchführt, hat zum Ende der Testphase zwei Möglichkeiten:

1. Office 365 wird erworben und alle installierten Dienste und Programme bleiben erhalten.

2. Office 365 wird nicht erworben, dann wird unter anderem das lokal installierte Office 365 deinstalliert und die alte Office-Version muss installiert werden.

Alles in allem ein schönes Modell, denn es kommt mit zeitgemäßen Funktionen und Technologien sowie mit einer modernen Bezahlvariante, dem Mietmodell. Eine ausführliche Beschreibung aller Funktionen erfährt man im Video „Microsoft Office 365 — Einfach online zusammenarbeiten

By | 19. Februar 2013|Cloud, Collaboration, Software|

Kerio Workspace – Mehr als nur ein Dropbox-Ersatz

Wer sich mit Kerio Workspace auseinandersetzt, der vergleicht es vorschnell mit Dropbox. Genau diese Funktion ist ein ganz kleiner Teil des gigantischen Funktionsumfangs von Kerio Workspace.

In Unternehmen halten sehr zaghaft soziale Funktionen Einzug, obwohl diese dort dringend gebraucht werden. Eine Unmenge an Informationen rauscht täglich an uns vorbei, in gleicher Anzahl werden E-Mails an die Kollegen geschickt mit genau diesen Neuigkeiten. Neue Vorlagen und Terminanfragen an die Kollegen werden per E-Mail verschickt, wie auch Word-, Excel, Powerpoint- PDF-Dateien. Microsoft hat mit Sharepoint versucht der Lage Herr zu werden. Nur hat ein Sharepoint-Server einen immensen administrativen Aufwand, so wie es auch der Exchange-Server hat, dem wiederum der Kerio Connect auf Augenhöhe begegnet. Gesucht wird eine gemeinsame Oberfläche, auf der man Links, Texte, Dateien, Fotos und Videos für die Kollegen bereitstellen kann, und die von den Kollegen kommentiert werden können. Kerio Workspace bietet genau das.

Fast schon wie in einem content management system legen die Anwender selbst Seiten mit verschiedenen Modulen an. Ein Modul ist beispielsweise eine Linksammlung. Jeder dort hinterlegte Link bekommt einen aussagekräftigen Titel und eine Beschreibung. So wissen die Kollegen und der Verfasser selbst auch noch nach Monaten, welchen Nutzen dieser Link hat. Aufgabenstellungen, Lösungen, Erfahrungswerte und rechtliche Inhalte werden in Textmodulen hinterlegt. Damit kann eine ganze Fachabteilung ihr Wissen digital, zentral und perfekt aufgeräumt hinterlegen. Das Wissen der Kollegen steht allen Kollegen zur Verfügung, und das auch nach Ausscheiden eines Fachmanns.

Und last but not least können in Kerio Workspace auch Dateien zugänglich gemacht werden. Jede Änderung der Dateien wird in einer Versionshistorie erfasst und je nach Konfiguration in beliebiger Anzahl rückwirkend vorgehalten. Diese Dateiablage kann auf den lokalen Rechner synchronisiert werden, so dass man genau diese Dateien auch unterwegs ohne Onlineverbindung zur Verfügung hat. Dieser kleine Teil entspricht dann der Dropbox-Funktionalität, jedoch liegen die Dateien auf dem eigenen Kerio Workspace Server, und nicht im Internet an unbekannten Orten mit undurchschaubaren rechtlichen Bedingungen.

Das Fazit ist: Kerio Workspace lässt sich bedienen wie die eigene private Homepage oder das Profil auf Facebook. Der Server steht jedoch im Haus oder in einem Rechenzentrum des Vertrauens. Wer sich mit „wenig“ zufrieden geben will, der benutzt Kerio Workspace bis zu einer Gesamtdatenmenge von 5GB völlig kostenlos, danach werden die Anzahl der Kerio Workspace Benutzer lizenziert zu einem völlig akzeptablen Preis.

By | 12. Dezember 2012|Collaboration, Software|
Load More Posts
css.php