E-Mail-ArchivierungDie E-Mail-Archivierung ist bereits heute eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Ab dem 1. Januar 2017 wird es jedoch Ernst: Mit Beginn des kommenden Jahres tritt nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein.

Aber wie so oft gilt bei diesen, gesetzlich getriebenen, Themen: Geahnt und „eigentlich“ auch gewusst haben es viele, konsequent umgesetzt haben es aber nur wenige. Im Artikel E-Mail-Archivierung: Rechtliche Notwendigkeit und wirtschaftlicher Nutzen haben wir vor einiger Zeit schon einmal den „echten“ Nutzen von E-Mail-Archivierung beleuchtet.

Ausgangspunkt sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Ja, die GoBD mal wieder, höre ich schon Einige sagen. Und ja, der Name ist Programm und wer von der Namenslänge auf den Umfang der Richtlinie des Ministerium für Finanzen schließen will, ist gut unterwegs: 13 Kapitel verteilt auf 37 Seiten. Dennoch ist diese Richtlinie sinnvoll, denn sie beschreibt wie mit Dokumenten im Rahmen der heute mittlerweile üblichen elektronischen Form umzugehen ist.

Ende der Schonfrist zur Umsetzung der GoBD-Richtlinie

Wir erinnern uns: Grundsätzlich ist neben der steuerrechtlichen Korrespondenz jegliche Korrespondenz, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthält (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen.

Zum 31. Dezember 2016 endet nun die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie. Konkret heißt das, dass ab dem 1. Januar 2017 die Pflicht zur Aufbewahrung jeglicher elektronischer Dokumente für alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln nun vollumfänglich und ausnahmslos, gilt.

Verantwortlich für die korrekte Umsetzung ist die Geschäftsführung. Ist hier noch nichts passiert, so besteht dringender Handlungsbedarf.

Die Lösung? Eine E-Mail-Archivierungslösung!

Die Lösung ist dabei sogar relativ einfach: Eine E-Mail-Archivierungslösung, die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur einfügt und ab dann, unter Berücksichtigung aller rechtlichen Anforderungen, alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, rechtssicher und manipulationsgeschützt zentral speichert. Oder anders zusammengefasst: Einfach, komfortabel, sicher und strukturiert.

Wir bei team@work vertrauen bei der E-Mail-Archivierung auf den Marktführer im Bereich E-Mail-Archivierungslösungen: MailStore – „made in Germany“. Mailstore kombiniert die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile mit einem niedrigen Einstiegspreis. Aus unserer Sicht die ideale Lösung.