E-Mail-Archivierung

Ich habe so manches Mal das Gefühl, das Thema E-Mail-Archivierung ist das unangenehmste Thema mit dem sich der Kunde mit (s)einem IT-Berater unterhalten will. Doch halt, wirklich das unangenehmste Thema? Nein, nicht ganz … Datenschutzmanagement kommt „gefühlt“ noch danach.

Dabei sind die beiden Themen total spannend, wenn man die rechtliche Notwendigkeit, die beide Themen treibt, als ernst gemeinten Aufhänger nimmt, um die internen Arbeitsprozesse und natürlich auch die IT-Infrastruktur zu analysieren. In der Regel ist immer einiges an Optimierungspotential aufzudecken. Und dann erfreut sich am Ende der Kunde auch an vermeintlichen Schreckens-Themen.

Doch erst einmal weiter mit der E-Mail-Archivierung.

Meine zwei Lieblingsfragen lauten: Fehlen Ihnen manchmal auch wichtige E-Mails? Die Frage hat bislang noch jeder E-Mail-Anwender ohne langes Zögern mit „Ja“ beantwortet. Und wäre es nicht schön, wenn sich die vermeintlich verloren gegangene E-Mail quasi im Handumdrehen wiederfinden oder sogar wiederherstellen ließe? Auch hier lautet die Antwort unmissverständlich „Ja“.

Dann darf ich auch mal antworten – auf die Frage „Geht das denn?“ Und meine Antwort lautet „Ja klar, mit einer E-Mail-Archivierungslösung“. Und ich setze noch ein Wort davor und meine: rechtskonforme E-Mail-Archivierung.

E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht

Schauen wir einmal auf die rechtliche Lage. Die ist hier ganz eindeutig: E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht. Neben der Verordnung für die  „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind auch die Regelungen des Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung heranzuziehen. In diesen werden die Art der aufzubewahrenden Dokumente sowie die Aufbewahrungsfristen beschrieben. Nur um die wichtigsten Rechtsgrundlagen zu nennen, es gibt noch einige mehr …

Grundsätzlich kann man sagen, dass jegliche Korrespondenz archivierungspflichtig ist, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, durchgeführt  oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Angebote, Aufträge, Verträge, Rechnungen, Reklamationsschreiben und Zahlungsbelege. Dabei gilt: Wer auf digitalem Wege kommuniziert und Dokumente elektronisch empfängt oder versendet muss diese E-Mails auch in elektronischer Form aufbewahren, da hilft auch keine Speicherung in Papierform (Ausdruck).

Nun ist Aufbewahrung, natürlich nicht einfach nur Aufbewahrung – sonst könnte man ja seine E-Mails auch im Outlook archivieren. Für die Aufbewahrung gilt, dass die E-Mails vollständig und lückenlos, unveränderbar, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren sind. Wer ist für die ordnungsgemäße Umsetzung verantwortlich? Klaro, die Geschäftsführung. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen.

Die „echten“ Vorteile der E-Mail-Archivierung

Nun wollen wir aber nicht so viel auf die Risiken schauen. Die sich aus der E-Mail-Archivierung ergebenen Chancen haben doch viel mehr Charme. Die Spannendsten will ich einmal kurz zusammenfassen:

  • Schutz vor Datenverlust. Zuverlässige Archivierung aller E-Mails noch bevor ein Anwender Zugriff auf diese erhält. Werden E-Mails versehentlich oder vorsätzlich gelöscht, was beides immer wieder vorkommt, kein Problem, da diese problemlos aus dem E-Mai-Archiv wiederhergestellt werden können.
  • Reduzierte IT-Kosten. Durch regelbasiertes Löschen von E-Mails nach der Archivierung sowie Single-Instance-Sicherung (De-Duplizierung) und Komprimierung. Das hält das E-Mail-System schlank und macht entlastende Lösungen unnötig.
  • Vereinfachtes Backup & Restore. Backup- und Restore-Zeiten werden durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server verkürzt. Und: Für den Administrator entfällt die Suche nach einzelnen E-Mails im Backup, um diese wiederherzustellen. Dies erledigt der Anwender selbständig mittels OneClick-Restore.
  • Prozessoptimierung. Schnelles Finden von Informationen über alle E-Mails und auch beliebiger Dateianhänge. Und: Einfaches und schnelles Wiederherstellen von E-Mails durch den Anwender oder Öffnen von E-Mails zum Beantworten oder Weiterleiten.
  • Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit. Über Die E-Mail-Archivierung ist die langfristige Verfügbarkeit von Informationen im Unternehmen sicher gestellt.

Ach so, und stellt man die genannten Vorteile nach vorne, dann fällt quasi ganz nebenbei die rechtskonforme E-Mail-Archivierung ab und das Unternehmen ist auch rechtlich perfekt aufgestellt.

Und noch ein letzter Absatz sei mir gestattet: Wir setzen als Lösung für die E-Mail-Archivierung  MailStore Server ein. MailStore, übrigens „made in Germany“, zählt zu den weltweit marktführenden E-Mail-Archivierunglösungen. MailStore unterstützt eine Vielzahl an E-Mail-Systemen und erfüllt alle durch die GoBD gestellten Anforderungen. Damit ist MailStore Server die perfekte Basis für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Für weitere Informationen bitte dem Link folgen: Innovative und rechtskonforme E-Mail-Archivierung – geplant und implementiert von der team@work ;-).